Consigue la administración de comunidades más rápida y transparente en Sevilla, con I&G Consulting tendrás uno de los mejores servicios para comunidades de vecino de Andalucía.
Como no existe mucha información acerca de cuál es el procedimiento correcto para cambiar de administrador de fincas, hemos decidido escribir esta información, que esperamos le sirva como guía y referencia.
En este artículo te contamos como cambiar de administrador para una comunidad de propietarios de la mejor forma posible. Suele pasar que cuando se quiere cambiar de administrador muchas veces, no sabemos muy bien por dónde empezar.
Por ello, I&G Consulting va a explicar con estos sencillos pasos, que hacer para cambiar de administrador de fincas. También os ofrecemos los modelos de convocatoria y actas de manera gratuita. De esta forma será más fácil y mejor para vosotros, vecinos.
Pasos para cambiar de administrador de fincas
El cambio de administrador no tiene porqué ser largo, ni traumático, ni costoso. En I&G Consulting estamos a tu disposición para facilitar el cambio y encauzar la gestión de tu comunidad.
Sabemos por la experiencia que existen dudas sobre cómo cambiar de administrador de fincas, lo vemos muy a menudo, y muchas veces es estresante.
Como profesionales con más de 20 años gestionando comunidades de vecinos, os explicamos los pasos, que son bastante sencillos si sabes cómo proceder.
1) Propuesta y Convocatoria de la Junta
El cambio de Administrador puede proponerlo cualquier propietario de la Comunidad. Y para presentar la propuesta, debe convocarse una Junta (ordinaria o extraordinaria).
La junta para cambiar de administrador la convoca, de manera habitual, el presidente de la comunidad, ya que tiene la potestad para convocar la junta sin necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. Pero también la pueden convocar el 25% de los vecinos. Si se promueve la junta sin la ayuda del presidente o el administrador, se debe tener en cuenta que todos los propietarios tienen que ser correctamente notificados.
Además, no es necesario que esté presente el Administrador saliente. El cambio puede producirse en una junta extraordinaria, convocada exclusivamente para este asunto, o en una junta ordinaria cómo un orden más del día.
Además, para que el proceso sea más sencillo, aquí os ofrecemos el modelo de convocatoria extraordinaria para cambiar de administrador. Podéis descargarlo y rellenar los datos de vuestra Comunidad.
2) Requisitos para formalizar la Junta
Se necesita una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada) para que se apruebe el cambio de administración.
De cara a la Junta, es conveniente tener propuestas alternativas de administración para que no se cree un vacío de gestión y haya que convocar una nueva junta. No olvidéis incluir en el orden del día la presentación de estas propuestas supeditadas a la aprobación del cambio de administración.
3) Decisión de cambio tomada
Una vez tomada la decisión de cambio, al administrador saliente hay que notificarle por escrito. Contará con un plazo de hasta 30 días para la entrega de la documentación esencial y realizar el cambio de Administrador.
Aunque exista además, un contrato firmado con el administrador saliente por un plazo mayor al año, la Ley de Propiedad Horizontal, establece que las renovaciones del cargo de administrador se realizarán por plazos de 1 año por lo que vigencias mayores a este periodo no son válidas.
4) Causa Justa
Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual, lo que se denomina «causa justa», que no incluye por ejemplo: el hecho de tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (eso puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos.
La pérdida de confianza puede ser considerada una causa justa. El justificarla con los compromisos adquiridos por el administrador al inicio de su gestión, es lo adecuado.
Un documento de utilidad es el código deontológico del administrador de fincas del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de la profesión.
Causa justa es, por ejemplo, la pérdida de confianza derivada de un perjuicio económico causado a la comunidad, o no presentar las cuentas anuales en tiempo y forma.
5) Plazo para la transferencia de documentos
No olvidéis establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad, el administrador «saliente» debe proporcionar el cierre de la contabilidad hasta la fecha del cambio y el administrador «entrante» revisarla.
En el caso que el administrador saliente reclame una indemnización y que la causa justa no haya podido ser demostrada, podéis intentar negociar con vuestro administrador dicha indemnización.
¿Qué documentación se debe traspasar al administrador entrante?
Desde I&G Consulting, como administrador entrante, nos encargamos de solicitar al Administrador cesado toda la documentación referente a la Comunidad de vecinos y revisarla, confirmando que todo esté en orden.
El administrador saliente debe entregar la siguiente documentación en un plazo de 10 a 15 días:
- Listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y forma de pago de los diferentes recibos de la comunidad.
- Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes (en caso de existir).
- Si existe algún empleado en la comunidad, debe proporcionarse su nómina y los seguros sociales abonados.
- La tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, necesaria para el pago de impuestos.
- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
- Contacto de los proveedores de obras pasadas y mantenimientos en curso.
- Contrato del seguro de la comunidad y contacto para el caso de incidencias.
- Los Estatutos.
- La escritura de obra nueva y división horizontal.
Además, dentro de un plazo recomendable de 30 días, el administrador saliente debe proporcionar la siguiente información también: contratos de mantenimiento, contratos de suministros, y contratos de alquileres.
Incluimos la documentación necesaria para el funcionamiento de las instalaciones con sus revisiones correspondientes; las licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha; para los ascensores, el organismo de control y fechas de inspección; los contratos de trabajo y Seguros Sociales (TC1 y TC2); el material relativo a prevención de riesgos laborales; las liquidaciones IRPF e IVA.; los procedimientos judiciales, en vigor o finalizados; la correspondencia; y la contabilidad de los últimos 5 años.
En el caso de que el administrador saliente no entregue toda la documentación solicitada o se niegue expresamente a hacerlo, esta conducta es sancionable.
Entre administradores de fincas colegiados hay una serie de exigencias de obligado cumplimiento como es la transferencia de toda la documentación de la comunidad sin oposición ni dilaciones indebidas bajo sanción disciplinaria del colegio de administradores de fincas correspondiente.
En I&G Consulting puedes calcular tu presupuesto para la comunidad desde la web, sin compromiso, ofrecemos un servicio cercano y efectivo para tu comunidad de vecinos. Si tienes alguna otra duda, escríbenos a bufete@igconsulting.es